Rapat dipimpin oleh pamong budaya sub bidang kesenian modern dan didampingi oleh beberapa staf. Rapat dihadiri oleh perwakilan dari masing-masing grup dance. Dari rapat ini disimpulkan beberapa hasil rapat yaitu durasi tampil 4-7 menit, wajib memadukan konsep modern dan tradisional (gerak dan musik), total grup yang dilombakan hanya 9 grup dance dan anggota grup dance minimal berjumlah 8 orang dan maksimal 10 orang, peserta tidak boleh tampil 2 kali, peserta wajib datang 1 jam sebelum lomba dan peserta wajib mengumpulkan sinopsis karya sehari sebelum lomba. Hal yang dinilai nantinya adalah kreativitas, teknik, komposisi, ekspresi, kekompakan, keserasian kostum dan keutuhan anggota grup.

Hal penting yang harus diingat oleh para peserta yaitu dilarang keras menampilkan atau mempertontonkan aksi panggung yang berbau sara, politik atau porno aksi. Tidak diperbolehkab menggunakan property yang mudah terbakar (kembang api, obor, benda tajam dan lain sebagainya).

Dari lomba ini akan dipilih 3 juara yaitu :

Juara 1 mendapatkan hadiah uang sebesar Rp. 5.000.000

Juara 2 mendapatkan hadiah uang sebesar Rp. 4.000.000

Juara 3 mendapatkan hadiah uang sebesar Rp. 2.500.000

Dan hadiah yang didapat belum termasuk pajak.