Tahapan Proses Pengajuan Surat Pengesahan Lembaga Melalui SISUPEL

Masyarakat yang ingin melalukan pengesahan lembaga selama ini melalukan dengan cara manual. Dengan adanya Sistem Informasi Surat Pengesahan Lembaga (SISUPEL) maka diharapkan dapat mempermudah masyarakat di Desa untuk melakukan pengesahan lembaga. Sebelum melakukan pengesahan, masyarakat harus melengkapi data Permohonan Surat Pengesahan Lembaga yang sedikitnya harus berisikan kelengkapan dokumen sebagai berikut:

1. Surat permohonan lembaga ditujukan kepada Bapak Bupati Buleleng Cq. Kepala Dinas Kebudayaan Kabupaten Buleleng yang ditandatangani oleh ketua dan sekretaris dan diketahui oleh kelian desa adat (khusus lembaga umat Hindu) dan perbekel/lurah;

2. Susunan dan struktur organisasi lembaga yang memuat nama jelas, nomor HP dan foto copy KTP-el pengurus yang beralamat di Kabupaten Buleleng, ditandatangani oleh ketua dan sekretaris diketahui oleh kelian desa adat (khusus lembaga umat Hindu) dan perbekel/lurah; 

3. Daftar anggota lembaga yang minimal memuat nama, umur dan alamat, ditandatangani oleh ketua dan sekretaris diketahui oleh kelian desa adat (khusus lembaga umat Hindu) dan perbekel/lurah;

4. Surat keterangan perbekel/lurah tentang waktu pendirian dan beroperasionalnya lembaga;

5. Surat pernyataan lembaga yang menyatakan bahwa memiliki sekretariat dengan alamat lengkap dan jelas, disertai dengan titik ordinat, yang ditandatangani oleh ketua dan sekretaris, dan diketahui oleh kelian desa adat (khusus lembaga umat Hindu) dan perbekel/lurah;

6. Foto sekretariat lembaga yang menunjukkan plang nama sekretariat lembaga.

Tahapan proses pengajuan Surat Pengesahan Lembaga melalui SISUPEL adalah sebagai berikut: 

1. Pemohon datang ke kantor perbekel/lurah dengan membawa kelengkapan seperti apa yang tertera pada poin 1 diatas;

2. Petugas pelayanan di desa/kelurahan mengecek kelengkapan persyaratan sesuai pada poin 1 diatas;

3. Apabila persyaratan telah lengkap, maka petugas pelayanan di desa/kelurahan melakukan login diaplikasi SISUPEL melalui username dan password masing-masing desa/kelurahan, melakukan input data lembaga dan melakukan scan seluruh kelengkapan dokumen persyaratan ke bentuk dokumen PDF yang selanjutnya dilakukan proses upload ke sistem;

4. Setelah proses upload data dan dokumen PDF sukses maka petugas pelayanan desa/kelurahan mengirimkan pemberitahuan melalui whatshap kepada operator pelayanan SISUPEL Dinas Kebudayaan Kabupaten Buleleng;

5. Operator SISUPEL Dinas Kebudayaan melakukan verifikasi terhadap data dan dokumen yang telah diupload pada sistem, apabila ada yang kurang lengkap maka akan diinformasikan via whatshat kepada petugas pelayanan desa/kelurahan untuk dilengkapi, dan apabila hasil verifikasi telah sesuai, maka operator SISUPEL Dinas Kebudayaan mengajukan permohonan tandatangan Surat Pengesahan Lembaga kepada Kepala Dinas Kebudayaan melalui sistem, dan menginformasikan melalui whattshap kepada kepala dinas;

6. Kepala dinas melakukan tandatangan elektronik terhadap Surat Pengesahan Lembaga melalui sistem;

7. Surat Pengesahan Lembaga yang telah tertandatangani secara elektronik berbentuk file PDF telah siap tercetak di kantor perbekel/kelurahan;

8. Petugas pelayanan desa/kelurahan melakukan pencetakan terhadap Surat Pengesahan Lembaga yang telah tertandatangani secara elektronik, sebanyak 2 (dua) rangkap, untuk diserahkan kepada pemohon 1 (satu) lembar dan sebagai arsip di Kantor desa/kelurahan 1 (satu) lembar;

9. Pada sistem telah terekam data secara terstruktur, berbasis klaster kategori dalam kelembagaan, dan berbasis desa/kelurahan yang telah dilengkapi dengan titik ordinat (GPS), hal ini akan menjadi data base yang sangat berguna bagi pengampu kewenangan di tingkat desa/kelurahan, kecamatan, maupun di tingkat Kabupaten Buleleng;

10. Dokumen asli permohonan disimpan di kantor desa/kelurahan sebagai arsip, di tingkat kecamatan dan dinas dapat secara berkala mencetak dokumen permohonan dan Surat Pengesahan Lembaga yang telah diterbitkan sebagai arsip hardcopy.